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Welches Refinanzierungsmodell eignet sich für die Infrastruktur?

Eine Open Research Infrastructure funktioniert langfristig nur, wenn beide Seiten – Betreiber und Nutzer – einen klaren, messbaren Nutzen erhalten. Das Refinanzierungsmodell, das den gegenseitigen Nutzen in Wert und Geld beschreibt, muss transparent (nachvollziehbare Preis- und Kostenstruktur) und nachhaltig sein (Einnahmen decken zumindest die variablen Kosten). Außerdem müssen Frage nach den Nebenbedingungen und der Einbindung in eine Gesamtvertragsgestaltung geklärt werden.

Welche Leistungen werden ausgetauscht?

Unter welchen Rahmenbedingungen wird der Austausch geregelt?

Leistung und Gegenleistung

Die Leistungsbeziehung zwischen Betreiber und Nutzer in einer Open Research Infrastructure folgt keinem einheitlichen, sondern einem differenzierten und situationsadäquaten Modell, das sich an der Art, Tiefe und Dauer der Zusammenarbeit orientiert. Zentral ist dabei nicht allein die Bereitstellung von Forschungsinfrastruktur, sondern die Gestaltung eines wechselseitigen Wertschöpfungsprozesses, bei dem sowohl materielle als auch immaterielle Leistungen in Austausch stehen können.

Leistung des Betreibers

Der Betreiber stellt physische bzw. digitale Infrastruktur bereit – zum Beispiel Strahlzeit, Messplätze, Rechenleistung, Rackspace, Kühlung, Datenanbindung oder Softwareumgebungen – und übernimmt häufig auch technisches Management, Sicherheitsmanagement und die Integration in bestehende Infrastrukturen. Der Umfang der Nutzung wird konkret festgelegt:

  • Zeitlich (z. B. Stunden, Tage, kontinuierlicher Betrieb),
  • Räumlich (z. B. Platzbedarf im Labor oder Rechenzentrum),
  • Funktional (z. B. Bandbreite, Speicherkapazität, Zugriffsrechte) und
  • Zubehör (z.B. welche Verbrauchsmaterialien, Zusatzgeräte, Personalleistungen inklusive sind und welche nicht).

Gegenleistung des Nutzers

Die Gegenleistung kann vielfältig ausgestaltet sein und reicht von finanziellen Entgelten über kooperative Beiträge bis hin zum strategischen Ressourcenaustausch. Mögliche Formen sind:

  • Nutzungsabhängige Entgelte (Pay-per-Use): z. B. Stundensatz für Strahlzeit oder Rechenkapazität
  • Pauschale oder regelmäßige Beiträge: z. B. jährliche Mitgliedsbeiträge für den Zugang zu einem Forschungsnetzwerk
  • In-kind-Kooperationen: Bereitstellung von Spezialkompetenz, Hardware, Software oder Personal durch den Nutzer als Gegenleistung
  • Gemeinsame Entwicklung mit Wissenstransfer: z. B. Co-Entwicklung von Detektoren oder Algorithmen, bei der Ergebnisse bilateral genutzt oder veröffentlicht werden
  • Rechtebasierte Modelle: Zugang im Austausch gegen Nutzungsrechte an Forschungsergebnissen oder Daten

Die Wahl des Modells hängt von der Zielsetzung der Zusammenarbeit ab: Während industrielle Nutzer oft ein klar definiertes, geschütztes Nutzungsszenario suchen, verfolgen wissenschaftliche Partner häufig offene, publikationsbasierte oder langfristig kollaborative Ziele. Ein erfolgreiches Geschäftsmodell muss diese Unterschiede aushandeln und flexible, transparente und fair ausbalancierte Leistungsstrukturen bereitstellen, die sowohl die Nachhaltigkeit der Infrastruktur als auch die Gleichwertigkeit der Partnerschaft sichern.

Vertragsmodelle

Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach den Bedürfnissen von Betreiber und Nutzer. Wichtig ist die rechtssichere Einbettung (Beihilferecht, Steuerrecht) und klare Regelungen zu Haftung, Geheimhaltung und IP-Rechten.

Grundsätzlich sind Verträge frei gestaltbar und die Beurteilung eines Vertrages geschieht auch nicht anhand seiner Bezeichnung oder Überschrift, sondern an seiner konkreten Ausgestaltung. Es lassen sich jedoch vier typische Konstellationen unterscheiden:

Miet-/Nutzungsvertrag

Eine Forschungsinfrastruktur wird einfach vermietet (ggf. mit betreuendem Personal). Der Vertrag enthält eine Mengen bzw. Leistungsbeschreibung (Zeit, Fläche, Durchsatz) und einen zugehörigen Preis (mengenabhängig, pauschal). Dies entspricht einer kommerziellen Nutzung; bei Unternehmen als Nutzer werden in der Regel Vollkosten berechnet. Was der Nutzer im Rahmen dieses Mietvertrags tut, ist – innerhalb der vertraglichen Grenzen – seine Angelegenheit.

Forschungs- & Entwicklungsvertrag

Der Betreiber verpflichtet sich, dem Auftraggeber (häufig ein Unternehmen) eine definierte Leistung zu erbringen (z. B. Durchführung einer Untersuchung, Entwicklung eines Prototyps). Der Erfolg wird nicht garantiert; dafür wird eine festgelegte Gegenleistung (meist Geld) verlangt. Die Haftung für das Erreichen bestimmter Ziele wird, soweit rechtlich zulässig, ausgeschlossen.

Öffentliche Fördermittel (BMFTR, ZIM usw.) können einen Teil der Kosten tragen. In diesem Fall wird üblicherweise ein Kooperationsvertrag mit klaren Regelungen zu den Rechten an der entstehenden IP abgeschlossen.

Die Berechnung der Gegenleistung des Nutzers erfordert eine genauere beihilferechtliche Prüfung: eine Vollkostenrechnung kann v.a. dann geboten sein, wenn es ein Entwicklungsauftrag mit eher geringem Risiko ist, den auch andere Anbieter erledigen könnten. Allerdings bestehen hier mehr Spielräume, gerade auch, wenn noch öffentliche Fördermittel mit ins Spiel kommen. Generell wird hier auch weniger nach konkretem Aufwand bzw. Nutzungsverhalten abgerechnet, sondern eher pauschal so wie zu Beginn kalkuliert und vereinbart.

Werkvertrag

Der Betreiber schuldet dem Nutzer ein konkretes Ergebnis („Werk“). Wird das Werk nicht erreicht, kann die Vergütung reduziert oder ganz entfallen. Da das Entwicklungs und Produktionsrisiko beim Betreiber liegt, ist häufig eine Vollkosten-Abrechnung nach dem Beihilferecht erforderlich. Eine pauschale Vergütung („wenn das Werk fertig ist“) ist üblich, kann aber um eine aufwandsabhängige Komponente ergänzt werden.

Kooperationsvertrag

Dieser Vertrag bietet den größten Spielraum. Beide Parteien verpflichten sich, gemeinsam ein definiertes Ziel zu erreichen – finanziell und durch weitere Leistungen. Wichtig ist, dass die Ergebnisse fair verteilt werden und nicht ausschließlich dem Nutzer der Infrastruktur zufallen. Solange beide Seiten die Ergebnisse vergleichsweise frei nutzen können, muss nicht zwingend nach Vollkosten abgerechnet werden.

Entscheidungs Check Liste – Welche Vertragsform ist die passende?

  1. Ziel des Vertrags – Nur Überlassung der Nutzung oder darüberhinausgehende Kooperation?
  2. Umfang der Leistungen – Reiner Zugang oder inklusive Services (Betreuung, Wartung, Daten Management)?
  3. Gegenleistung – Auf welcher Basis (Vollkosten, Marktpreis, In Kind Leistungen) wird sie erbracht?
  4. Kosten und Finanzierungsstruktur – Welche Teile der Infrastruktur Kosten werden bezahlt, welche ggf. durch öffentliche Förderungen abgedeckt?
  5. Rechte & Pflichten – Welche zusätzlichen Rechte (z. B. Einbeziehung des Betreibers in Projekte) und Pflichten ergeben sich?
  6. Umgang mit IP – Wer besitzt welche Rechte an den im Rahmen der Nutzung entstehenden Ergebnissen und zu welchen Konditionen können sie übertragen werden?
  7. Gewährleistung / Garantie – Wird eine Gewährleistung oder Garantie für das Ergebnis bzw. die Qualität der Forschungsinfrastruktur verlangt?

Nebenbedingungen

Es gibt eine Reihe Nebenbedingungen, die in die Wahl und Ausgestaltung des Geschäftsmodells und einer Vertragsform hineinspielen. Diese können hier nur ganz grob umrissen werden, da einiges von der konkreten Situation des Betreibers, aber auch der aktuellen rechtlichen Lage abhängt (Gesetze ändern sich immer wieder bzw. werden anders ausgelegt). Eine Prüfung mit den dafür zuständigen Personen beim Betreiber ist hier immer angebracht.

Beihilferecht

Das europäische Beihilferecht regelt den Schutz des freien und unverfälschten Wettbewerbs. Es verhindert staatliche Beihilfen, die Unternehmen unzulässig begünstigen und den Wettbewerb verzerren. Für Forschungseinrichtungen als überwiegend staatlich finanzierte Einrichtungen bedeutet dies: Sie müssen bei der Preisgestaltung ihrer Dienste immer prüfen, ob sie durch zu geringe Preise unbeabsichtigt eine unzulässige Beihilfe gewähren.

Eine unzulässige Beihilfe liegt vor, wenn ein Unternehmen aus staatlichen Mitteln einen wirtschaftlichen Vorteil erhält, den andere Unternehmen nicht bekommen und dadurch der Wettbewerb verfälscht werden könnte. Die zentralen Begriffe – Unternehmen, Begünstigung und Verfälschung des Wettbewerbs – werden dabei sehr weit ausgelegt und sind unabhängig von Rechtsform oder Finanzierung.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen davon:

  • Die Begünstigung ist vergleichsweise klein. Da greift die sog. De-minimis-Regel, die allerdings v.a. im Zuwendungsbereich greift, wo also der Staat direkt Geld an Unternehmen gibt.
  • Die Begünstigung ist von der EU genehmigt (im Fachdeutsch „notifiziert“). Das trifft ebenfalls v.a. bei Förderprogrammen für Unternehmen zu.

Darüber hinaus gibt es besondere Regelungen für die Durchführung von Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsmaßnahmen mit Unternehmen. Der Begriff Ausnahme ist hier vielleicht nicht ganz richtig, weil einige Bedingungen zu beachten sind.

Insbesondere stellen Kooperationen zwischen Unternehmen und Forschungseinrichtungen keine Beihilfe dar, wenn

  • das Unternehmen marktgerechte Preise für die Ergebnisse bzw. Leistungen zahlt.
  • die Forschungseinrichtung die Ergebnisse offen und breit veröffentlicht.
  • die Ergebnisse (z.B. IP) nach objektiven, fairen und offenen Verfahren den jeweiligen Erstellern zugeteilt werden.
  • die Forschungseinrichtung ihre Ergebnisse zu marktgerechten Preisen an das Unternehmen überlassen.

Aus dem Beihilferecht ergibt sich auch, dass Forschungseinrichtungen ihre wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Aktivitäten trennen müssen (sog. Trennungsrechnung).

Da das Beihilfethema deutlich komplexer ist als hier darstellbar, sollten Sie immer mit einer fachkundigen Stelle Ihrer Organisation prüfen, welche Bedingungen gelten.

Steuerrecht / Haushaltsrecht

Auch das Gemeinnützigkeitsrecht kennt die Trennung von nicht-wirtschaftlichen und wirtschaftlichen Tätigkeiten. Hier wird grundsätzlich in vier Bereiche unterschieden, wobei der 4. Bereich (Vermögensverwaltung) hier nicht relevant ist.

Ideeller Bereich: dient dem/den gemeinnützigen Hauptzweck(en) der Organisation und nicht der Erzielung von Einnahmen

Zweckbetrieb: ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, der aber unmittelbar dem/den gemeinnützigen Hauptzweck(en) der Organisation dient

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: dient der Erzielung von Einnahmen über den Zweckbetrieb hinaus (auch wenn die Gewinne wieder dem Hauptzweck zugeführt werden)

Die genaue Benennung dieser Bereiche kann je nach Rechtsform des Betreibers (eingetragener Verein, GmbH, Stiftung oder Körperschaft öffentlichen Rechts) variieren. Die grundlegende Unterteilung in mehrere, steuerlich und haushaltsrechtlich unterschiedlich zu behandelnde Bereiche ist bei allen Rechtsformen ähnlich vorhanden. Je nach vertraglicher Ausgestaltung fällt die Überlassung von Forschungsinfrastruktur in einen dieser drei Bereiche. Das muss intern in der Buchhaltung abgebildet werden und hat steuerliche Auswirkungen. Während der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb wie ein Unternehmen inklusive aller zugehörigen Steuern behandelt wird, gibt es für die anderen beiden Bereiche Vergünstigungen. Der Zweckbetrieb ist von Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit, muss aber Umsatzsteuer – allerdings nur zum ermäßigten Satz von derzeit 7% - erheben. Der ideelle Bereich ist von allen drei Steuerarten befreit.

Zuwendungsrecht

Das Zuwendungsrecht lässt sich am wenigsten pauschal beurteilen. Zwar finden sich hier auch Regelungen aus dem Beihilferecht, da staatliche Zuwendungsgeber daran gebunden sind und wesentliche Bedingungen weiterreichen. Im Übrigen aber gelten sehr individuelle Regelungen, die vom Zuwendungszweck, dem Förderprogramm, der zuwendenden Stelle, der Mittelherkunft und weiteren Faktoren abhängen. Im Einzelfall muss daher geprüft werden, ob und welche Einschränkungen sich für die Nutzung als Open Research Infrastructure ergeben.

Zweckbindung:

Besonders zu prüfen ist die Zweckbindung einer Zuwendung. Investitionsförderungen enthalten häufig Auflagen dazu, für welchen Zweck und welche Nutzergruppen die geförderte Anlage oder das Gerät genutzt werden darf. Diese Zweckbindung ist typischerweise zeitlich befristet und lässt oft weitere Nutzungen zu – solange diese einen bestimmten Rahmen (z.B. 20 % der Gesamtnutzung) nicht überschreiten.

Einnahmen aus laufenden Fördervorhaben:

Besondere Vorsicht ist bei noch laufenden Fördervorhaben in Verbindung mit einer Open Research Infrastructure geboten. Häufig verlangen Zuwendungsgeber, dass mit einer geförderten Infrastruktur (oder auch nur mit gefördertem Personal) erzielte Einnahmen unter bestimmten Bedingungen mit der Förderung verrechnet werden. Das bedeutet: Erzielte Einnahmen müssen unter Umständen an den Zuwendungsgeber weitergeleitet werden und stehen der eigenen Organisation nicht zur Verfügung.

Ergänzend leiten viele Organisationen aus dem Haushaltsrecht und den Bedingungen der maßgeblichen Zuwendungsgeber weitere Rahmenbedingungen ab (z.B. Finanzstatut für Helmholtz-Zentren, Ausführungsvereinbarungen der Leibniz-Gemeinschaft). Diese müssen bei der Ausgestaltung als Open Research Infrastructure ebenfalls berücksichtigt werden.

Kalkulation

Die Kalkulation der vom Nutzer zu tragenden Kosten bzw. zu zahlenden Vergütung hängt von der spezifischen Infrastruktur und weiteren Faktoren ab. Dieser Abschnitt gibt Anregungen, welche Kostenarten als Grundlage dienen können:

Kostenarten:

  • Flächennutzung
  • Kosten für die Forschungsinfrastruktur (Abschreibung – zeit- oder nutzungsabhängig, Pauschalen)
  • Betriebskosten: Strom, Wasser, Heizung/Kühlung, Gase
  • Konnektivität (Datentransfer/Internet)
  • Sonstige Betriebskosten (Umlage)
  • Allgemeine Administration (Umlage)
  • Verbrauchsmaterial
  • Direkt verbundene Services bzw. Personalkosten (Einrichtung, Wartung, Zugangskontrolle, Unterweisungen, Schulungen)
  • Zusätzliche Services bzw. Personalkosten (Interpretation, Auswertung, Design, Weiterverarbeitung)

Vollkostenrechnung und Gewinnaufschlag:

Muss eine Vollkostenrechnung zugrunde gelegt werden (siehe Abschnitt zur wirtschaftlichen Tätigkeit), kommt ein angemessener Gewinn hinzu – typischerweise ein Aufschlag von 3–5 % sowie eine Risikopauschale. Zusätzlich sollte ermittelt werden, welche Preise am Markt für vergleichbare Leistungen verlangt werden.

Bezugsgrößen:

Für die Kalkulation ist eine Bezugsgröße erforderlich, auf die sich die Kosten bzw. Preise beziehen. Die geeignete Bezugsgröße hängt von der Art der Forschungsinfrastruktur und der typischen Nutzung ab. Alternativ kann die Kalkulation auf dem realen Verbrauch basieren (z.B. Strom, Verbrauchsmaterial) – sofern dieser eindeutig messbar und dem jeweiligen Nutzer zuordenbar ist.

Mögliche Bezugsgrößen:

  • Nutzungszeit bzw. Anteil an der gesamten möglichen Nutzungszeit
  • Genutzte Fläche bzw. Flächenanteil an der Gesamtfläche
  • Stückzahl oder sonstige Menge der Nutzung
  • Zeitaufwand des eingesetzten Personals (Personenstunden bzw. -tage)
  • Geeignete Größen für den Nutzungsanteil (Energie- oder Materialverbrauch, Abnutzung von Kernelementen)

Auf diese Bezugsgrößen werden die Gesamtkosten der Forschungsinfrastruktur umgelegt, um Preise pro Einheit zu ermitteln. Auch eine Mischkalkulation ist möglich: Direkt zuordenbare Kosten werden direkt berechnet, alle übrigen Kosten als Overhead-Satz weiterberechnet.